Cuentas del efectivo

• Efectivo en caja chica
• Efectivo en bancos
• Efectivo en caja general
• Inversiones a corto plazo

Procedimientos a realizar para el efectivo en caja y bancos

• Pruebas sustantivas
• Evaluar el control interno
• Realizar pruebas analíticas

Caja Chica

Controles para efectivo en caja

• El custodia de la caja chica, bajo ninguna circunstancia puede hacer registros contables
• El custodia de la caja chica no puede manejar varios fondos
• Se debe reponer la caja chica cuando haya agotado por lo menos el 60% del fondo

• Nunca se debe de pagar desembolsos que sobrepasen el 10% del fondo. Esto no significa que yo pudiera pagar vía cheques montos menores que el 10%

• Se deben utilizar recibos de pagos prenumerados de imprenta, provisionales y definitivos. Los provisionales que soportarán los avances entregados y lois definitivos que estarán soportados por las facturas finales pagadas

• Todas las facturas deben tener un sello de pagado para evitar que la misma pueda ser utilizada en otra reposición

• Bajo ninguna circunstancia se debe hacer préstamos a empleados o avances de salarios

• Nunca se debe pagar con copias de facturas o fotocopias
• Se debe hacer arqueos sorpresivos por lo menos una vez al mes al custodio
• Cada desembolso debe ser revisado y aprobado por una persona independiente al custodio. Regularmente es el contador o el auditor interno

Caja General

Controles para Caja General

• Todo ingreso de la empresa recibido por la empresa debe estar soportado por un recibo de ingreso

• El monto en caja no debe de durar más de 24 horas en la caja. Debe ser depositado, a menos que sea fin de semana

• Bajo ninguna circunstancia se debe utilizar el dinero de caja para pagar bienes o servicios de la empresa

• Se deben hacer cuadres de caja diarios y se debe dejar constancia de este proceso. Ese cuadre debe ser realizado o acampañado con un personal independiente que puede ser el contador o el auditor interno.

• Debe haber una cuenta en el catálogo que se llame Caja General

Bancos

Controles para Efectivo en Bancos

• Los cheques deben ser firmados por el incumbente de mayor jerarquía y otro funcionario autorizado de manera oficial

• Todos los pagos realizados en la institución de montos mayores a 10% del total del fondo de caja chica, se efectuarán mediante la emisión de cheques.

• Los cheques deben ser pre-numerados en secuencia numérica.

• Los cheques expedidos deben ser solicitados previamente y esta solicitud debe ser aprobada por el incumbente de mayor jerarquía.

• Bajo ninguna circunstancia se deben firmar cheques en blanco.

• Al presentar un cheque a la firma, al mismo deberá anexarse toda la documentación justificativa del pago y las personas que lo firman deben asegurarse de que la misma es correcta y completa.

• Los cheques deben confesionarse con copias, y a la copia que avala el registro contable deberá anexarse la documentación correspondiente.

• La documentación justificativa de los pagos deberá ser cancela con un sello con la inscripción pagado, en el cual se indique el número y la fecha del cheque para prevenir duplicidad de pagos o utilización irregular de dicha información.

• La custodia de los cheques expedidos pendientes de entrega, debe ser supervisada por el departamento de tesorería y en su defecto por el cajero pagador, quien mantendrá registro de dichos cheques.

• Los cheques expedidos deberán ser registrados oportunamente en los libros de contabilidad de la institución.

• No debe expedirse cheques al portador.

• Los cheques expedidos a nombre de los beneficiarios deben tener en el detalle (coletilla) la información específica del concepto y la naturaleza del pago.

• Las cuentas bancarias deben ser conciliadas cada 30 días, para controlar la existencia del efectivo en los bancos. Las conciliaciones deben ser preparadas por personas independientes del manejo y registro del efectivo. Las conciliaciones bancarias deben ser entregadas a más tardar los días 15 de cada mes.

• Dicha conciliación debe ser aprobada y revisada por una persona independiente al que la preparó.

• Los cheques anulados deben ser mutilados en el área de las firmas para prevenir su uso irregular y deben ser archivados junto a la copia que es utilizada para el registro contable.

• La transferencia de efectivo de una cuenta bancaria a otra o para ser pagado a otros proveedores debe ser autorizado por el incumbente de mayor jerarquía.

Pruebas Sustantivas del Efectivo

• Hacer arqueo de caja y fondos
• Enviar confirmaciones a los bancos
• Hacer arqueos de conciliación bancaria.
• Verificar si las cuentas en moneda extranjera han sido correctamente valuadas a la tasa de cierre haciendo o recualculando el asiento de revaluación